Rotterdamse huisarts Arthur van Schaik na inschakeling van Teamscore!:
“Waarom hebben we dit niet eerder gedaan?”
Arthur van Schaik runt sinds 1992 samen met Ton Zijtregtop een zogeheten kostenmaatschap. Hun praktijken zijn gevestigd in Gezondheidscentrum Gordelweg in Rotterdam. In 2016 schakelden zij TeamScore! in om de manier van werken binnen hun maatschap te structureren en zodoende de kwaliteit van de organisatie naar een hoger niveau te tillen. Daar was twee maanden voor nodig, en nog steeds plukken Arthur, Ton en hun medewerkers er de vruchten van. “Waarom hebben we dit niet veel eerder gedaan?”
Drukke praktijken
“We hebben allebei een drukke praktijk”, vertelt Arthur van Schaik. “Alle aandacht gaat voornamelijk naar de patiëntenzorg. Dan bleef er in het verleden meestal geen energie over om andere zaken te bekijken, zoals praktijkorganisatie, personeelswerk… We hadden het idee dat dat beter kon; met meer structuur. Maar we realiseerden ons dat we dat zelf niet voor elkaar zouden krijgen.” Daarom riepen Arthur en Ton de hulp in van Teamscore!
“Ik heb Olaf Enting en René van Buuren gevraagd hier eens te komen kijken en onze maatschap te beoordelen. Als een bedrijf en niet als dokterspraktijk, zoals bij eerdere praktijkscans wel was gedaan. We wilden dat Teamscore! als een buitenstaander zou kijken. Dat bleek een goede zet te zijn.”
“We hadden vrijwel niets gestructureerd. We waren als huisartsopleiders voor de Erasmus Universiteit wel geaccrediteerd en hadden dus wel allerlei protocollen. Maar de samenwerking, het intern overleg – tussen dokters en assistentes bijvoorbeeld – wordt daar niet in geregeld. Terwijl dat voor het functioneren van de praktijk heel belangrijk is.”
In totaal werken er bij de maatschap zestien mensen: zes assistentes, zeven artsen (naast Arthur en Ton vier in loondienst en een huisarts in opleiding), twee praktijkondersteuners en een verpleegkundige.
Tweedaagse analyse
Teamscore! begon de inventarisatie met Arthur en Ton: wat wilden de eigenaren bereiken, wat misten ze, wat moest beter en wat was hun toekomstvisie? Die tweedaagse analyse leidde tot een plan voor de toekomst. Daarbij kwam ook de gewenste structuur aan de orde. “Zaken standaardiseren en zorgen dat iedereen binnen de organisatie weet hoe er gewerkt wordt en wat van hem of haar verlangd wordt.”
Ook alle assistentes hadden hun inbreng. “Over wat hun functie is, het werk dat ze doen, hoe ze daarover denken, wat ze zouden willen verbeteren en wat hun persoonlijke plannen zijn…” Op basis daarvan zijn onder meer functieomschrijvingen, kwaliteits- en werkafspraken gemaakt.
“We hielden nooit functioneringsgesprekken. We hadden ooit een halfslachtige poging gedaan, maar we hadden er gewoon geen tijd voor. Overleg gebeurde vaak hapsnap. Teamscore! heeft de hele praktijk doorgelicht en laten zien wat beter kon, en hóé! Daar zijn we met hun begeleiding mee aan de slag gegaan.”
Frisse blik
Met de aanpak van Teamscore! was daar slechts twee maanden voor nodig. Maar de impact was er niet minder om.
“De grootste verandering is dat elke dag om 11.30 uur alle assistentes bij de artsen aan het bureau schuiven. Dan gaat het antwoordapparaat erop en hebben we tijd om alle vragen door te nemen en af te spreken wie wat op zich neemt. Dat zorgt voor een groot leereffect voor de assistentes, wij hebben meer inzicht in wat er speelt en we kunnen meer delegeren. Dat scheelt ons artsen verschrikkelijk veel tijd. Achteraf is het wonderbaarlijk dat we het al die tijd zonder dat dagelijks overleg hebben gedaan.”
“Het was een goede zet om een partij van buiten te vragen, die met kennis van zaken en een frisse blik kritisch kijkt wat beter kan. Zelf zie je het niet meer; je ontwikkelt blinde vlekken.”
“Ik grijp nooit meer mis”
Ook andere overleggen die tegenwoordig standaard plaatsvinden, zorgen voor inzicht en duidelijkheid. Agenda’s, actie- en besluitenlijsten zorgen ervoor dat afspraken ook worden nagekomen.
“Wat ik zelf ook heel prettig vind, is dat we met de nieuwe manier van werken alle kasten in de vijf spreekkamers identiek hebben ingedeeld. Alles ligt op dezelfde plek; je hoeft niet meer te zoeken. Ook niet als je in een andere spreekkamer werkt. Eén van de assistentes is ervoor verantwoordelijk dat de voorraad elke dag wordt aangevuld. Ik grijp dus nooit meer mis.”
Een andere maatregel was de invoering van persoonlijke ontwikkelingsplannen voor het personeel en functioneringsgesprekken, die drie keer per jaar plaatsvinden. “Eén van de artsen die in dienst is, doet dat. Zij is er beter in dan Ton en ik.”
Over AVG:
“AVG is een enorme belasting als je alles zelf doet”
Toen de invoering van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) zich dit jaar aandiende, deden Arthur en Ton wederom een beroep op Teamscore! Gebruikmakend van de speciale Module AVG werd ervoor gezorgd dat de maatschap tijdig voorbereid was om op 25 mei 2018 te kunnen voldoen aan de nieuwe wet- en regelgeving.
Uitbesteden
“Het werk dat aan de AVG vast zit, kun je er als huisarts niet bij hebben. Het is niet te doen voor een praktijk. Er zullen best goede kanten aan zitten, maar het is een enorme belasting voor ons.”
De verplicht aan te wijzen functionaris gegevensbescherming is uitbesteed aan TeamScore! “Olaf is onze functionaris, op basis van een abonnement. Fijn dat we dat in modulevorm konden outsourcen. Ik vind het geld goed besteed, net als het hele structureringstraject. Je moet niet alles zelf willen doen als huisarts. Richt je op je kernkwaliteit. De ICT en schoonmaak hebben we toch ook uitbesteed…”