Een tuincentrum met hoveniersbedrijf vroeg Teamscore! te helpen bij een het realiseren van een aantal uitbreidingen en veranderingen in hun organisatie. Het ging hier om de volgende onderdelen:
- De overdracht van de onderneming van de tweede naar de derde generatie. De organisatie was toe aan deze stap, maar men vond het moeilijk om een tijdsplanning met de juiste fasering op te stellen.
- Een investeringsplan voor verdubbeling van de bedrijfscapaciteit met een substantiële uitbreiding van het aantal disciplines en afdelingen.
- De behoefte aan een gedisciplineerde overlegstructuur, zowel voor de horizontale communicatie binnen het management, als top-down naar en voor de diverse afdelingen. Bij communicatie over werk gerelateerde zaken ontstond vaak ruis op de lijn en werden aanpassingen niet consistent en consequent doorgevoerd.
- Het personeelsverloop was te hoog en men vond het moeilijk om voor een aantal functies goed gekwalificeerde mensen te vinden.
Wat hebben we gedaan?
- Een tijdsplanning gemaakt voor de overdracht van het bedrijf naar de derde generatie met vaste inhoudelijke overdrachts- en communicatiemomenten. Daarbij is verschil gemaakt tussen managementtaken, die tamelijk snel zijn overgedragen en functionele taken, waarvan er een aantal nog vrij lang zijn vervuld.
- Wij hebben meegekeken naar en geadviseerd over de verschillende financieringsmogelijkheden en de daaruit volgende aanbiedingen t.b.v. geplande investeringen.
- Voor het verbeteren van de top-down communicatie heeft het nieuwe, gestroomlijnde management ervoor gekozen om vanuit een door ons geadviseerde taakverdeling de medewerkers gedisciplineerd en uniform te gaan aansturen.
- Er zijn overlegstructuren opgesteld inclusief kalender, agenda’s, actiepuntenlijsten en projecteigenaren. Dit geldt zowel voor het overleg van het management met afdelingshoofden, als voor het overleg binnen de diverse afdelingen.
- Wij hebben samen met het management een pop-structuur met functiebeschrijvingen opgesteld met aandacht voor competentiemanagement, opleidingsplannen en talentidentificatie met behulp van een beoordelingscyclus.
Wat hebben we bereikt?
- Het management is van mening dat ze gedisciplineerder, rationeler en professioneler samenwerken dan voor de geïmplementeerde veranderingen.
- De medewerkers geven aan dat ze duidelijk worden aangestuurd en dat ze beter op de hoogte zijn van de doelstellingen van de onderneming.
- De klantgerichtheid van de medewerkers is verbeterd, hetgeen zich heeft vertaald in een grotere klanttevredenheid.
- Ondanks een stijging van het aantal medewerkers is het verloop substantieel gedaald.
Het vervolg
- Een keer per jaar bespreekt Teamscore! met het management en de accountant de resultaten van het afgelopen boekjaar en worden gezamenlijk de mogelijk te nemen maatregelen geïnventariseerd.
- Een keer per halfjaar assisteert Teamscore! bij de voortgang van de beoordelingscyclus van de medewerkers.