Teamscore! werd gevraagd een recent gefuseerde onderneming van drie utiliteit- en beveiligingsinstallateurs bij te staan bij de integratie van de drie verschillende culturen en werkwijzen met hun diverse klantentypen. Het ging hierbij om de volgende componenten:
- Het doorvoeren van een uniforme werkwijze met behoud van noodzakelijke klant specifieke eigenschappen.
- Het inrichten van een managementstructuur met specifieke taakverdeling inclusief een tussenlaag voor de drie profitcenters. Het invoeren van een overleg- en rapportagemodel op de beide niveaus.
- Het definiëren van de juiste “tone at the top”, passend bij de nieuwe bedrijfscultuur en rekening houdend met het profiel van de medewerkers.
- Een analyse en waardering van alle bestaande overeenkomsten van diensten door derden.
- Het opzetten van een systeem van medewerkersbeoordelingen.
Wat hebben we gedaan?
- Een onderzoek gedaan bij 30 representatieve klanten met vragen over de usp’s van hun relatie met de organisatie en de mogelijke verbeterpunten.
- We hebben het tweehoofdige management geadviseerd over de taakverdeling en over de bijbehorende communicatie in frequentie, vorm en inhoud. Er zijn drie teamleiders aangesteld voor de profitcenters.
- Er is een cyclus van managementoverleg ingericht inclusief kalender, agenda’s, actiepuntenlijsten en projecteigenaren. Op dezelfde manier is er per profitcenter een werkoverlegcyclus ingericht.
- Wij hebben de twee aanwezige kwaliteitssystemen samengevoegd tot één praktisch en werkbaar systeem voor de gehele organisatie met een voor iedereen digitaal toegankelijk handboek met beschreven processen, functiebeschrijvingen, taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en werkinstructies.
- Op basis van onze Procurement module hebben wij alle diensten door derden in kaart gebracht. Vervolgens hebben wij de diverse keuzemogelijkheden voor het management voorbereid en de door hun gemaakte keuzes uit onderhandeld en laten vastleggen in overeenkomsten.
- We hebben een cyclus van medewerkersboordelingen ingericht. Er zijn voor alle functies functiebeschrijvingen. Er is nu een POP-structuur met opleidingssystematiek.
- De basis voor de nieuwe bedrijfscultuur is gelegd. Overal wordt nu op dezelfde wijze gewerkt met behoud van klant specifieke eisen en voorwaarden.
- De altijd aanwezige argwaan van klanten bij fusies van leveranciers heeft door de transparante aanpak en het betrekken van de klanten bij de inrichting van de organisatie niet geleid tot het verlies van omzet.
- Het management stuurt de organisatie aan op een wijze die past bij een organisatie van deze grootte. Daarbij ervaren de medewerkers dat de bedrijfsleiding nog steeds dicht op de operatie zit.
- Door het kunnen wegstrepen van verschillende single-service leveranciers, het kunnen samenvoegen van verschillende disciplines en het kunnen verzilveren van schaalvergroting heeft de organisatie een aanzienlijke kostenbesparing kunnen realiseren voor de indirecte kosten van diensten door derden.
Het vervolg
- Een keer per half jaar komt Teamscore! langs om de voortgang van de beoordelingscyclus van de medewerkers te begeleiden.
- Een keer per jaar controleert Teamscore! de resultaten van de interne audits van het kwaliteitssysteem.
- Een keer per jaar spreekt Teamscore! met het management over actuele en strategische zaken.